合同管理系统的应用要点:合同授权管理
合同授权管理包括对人的授权、对机构的授权。
对人的授权分为基本的授权和特别授权,基本授权一般为一次性授权,主要是对管理层授权;特别授权是一事一授权,主要是对普通员工的授权。
对机构的授权,如总部对下属企业、对内设的职能部门的授权等,一般可以根据合同的级别、性质、金额、对象给予不同的机构授权。最常见的是根据合同金额授权。根据合同性质授权是指比如知识产权、担保、重组等虽与金额无关,但关系到公司发展的合同,只能由总部签署。根据合同对象授权是指对于某些长期的战略性合作伙伴,统一由总部负责处理相关合同。
合同管理系统的应用要点:合同审查流程设计
一般来说,法律部门经常会遇到业务部门关于合同审查流程及周期的投诉。合同流程的设计涉及四个要素:流程性质、流程结构、流程适用、流程节点。
传统的流程结构为串行结构,优点是层层把关,风险管控效果好,缺点是效率太低。
还有一种是并行结构,也叫绿色通道、快速通道,即合同从经办部门流出后所有职能部门同步审核,效率显著提升,但也存在一些问题,比如各职能部门的意见是否冲突,法律部是否需要审核其他部门意见,公司管理层如何决策,法务部可否作为综合把关部门最后收口等
系统的应用要点:合同管理制度设计
目前,大型企业合同管理一般包括三类,一是综合性制度,如合同管理制度或办法,二是专项制度,如合同专用章管理、授权管理等,三是指引性制度,指向或引用其他已有制度规定。
系统的应用要点:合同管理模式
合同管理模式取决于企业资源配置、效率要求,一般来说,合同管理模式分为两种:一是专业(职能)管理模式,如中国移动,特点是完全独立管理,归属于管理部门;二是综合(项目)管理模式,如诺西,特点是组织协调推行,完成主要职能。
对于大型集团企业而言,还需要解决纵向管理模式的问题,也有两种选择,一是集中管理模式,如中钢,业务、人员、系统总部集中,二是分级管理模式,是目前比较主流的管理模式,如中国石油。