在合同管理系统中存储和管理合同意味着可搜索性的水平，与手动处理相比可节省大量时间。通过合同管理系统找到具体结果显然比在文件柜中寻找线索更可取。

根据模板修改比从头开始编写文档要快。数字化而不是每次手动完成，利用合同管理系统整理多个文档的速度要快得多。无需物理合同涉及的手动流程，通过合同管理系统协作，协商和签名都可以更快地进行。文档准备就绪后，无论是需要审核的同事还是需要签名的交易对手，都可通过电子邮件将其链接发送给相关各方。

以往，一份敏感的合同的安全程度往往取决于它被锁在里面的文件柜。合同管理系统通常使用加密和复杂的网络安全技术将所有合同安全地锁定在多层密码后。合同管理系统最好的解决方案具有极其强大的防御机制，可确保数据安全。由于不可预见的事件，实物合同也容易遭受损失或破坏，这可能会使当事方不确定其权利和义务。合同管理系统解决方案可以无限期地存储文档，并定期对其进行备份，以消除丢失的风险。

一家公司可能需要保留成千上万的合同，这个合同数量只会随着时间的推移而增长。合同管理系统意味着此存储问题是一个云存储，而不是仓库采购。利用合同管理系统查找合同也很容易，而不必从地下室发掘出实际副本。

在世界范围内达成协议是企业不再需要承担的商业成本。现在，用户可以立即使用合同管理系统，与世界另一端的客户取得服务供应商协议，无论用户身在何处，都可以共享和协作获取法律文件。用户依赖合同管理系统，因为他们可以快速增加自己创建的合同的数量，而无需额外的人员或预算。解决方案需要易于采用才能成功扩展。